Lượt xem

270
Lượt xem

Lượt chia sẻ

70
Lượt chia sẻ
Đăng 6 tháng trước
Đọc trong 12 phút

Thông điệp của Dịch Giả Tuyen Duong khi dịch bài này:

Thời gian đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống hằng ngày. Người biết sắp xếp thời gian sẽ phát huy được tối đa năng suất làm việc của mình, và mang lại kết quả cao trong công việc. Tuy nhiên, sẽ có lúc bạn lại bị xao nhãng vào những việc khác như dành quá nhiều thời gian để kiểm tra mail, tham dự những cuộc họp không cần thiết, và bạn đang chật vật để quay lại guồng quay công việc của mình. Bài báo sau đây sẽ cho bạn một số lời khuyên để bạn có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất.

Bạn Có Đang Sử Dụng Thời Gian Sai Cách?

Bạn luôn thấy bản thân lúc nào cũng bận rộn cả ngày với vô số công việc phải làm? Bạn liên tục thấy mình cần phải có thêm thời gian để thực hiện một việc nào đó? 

Nếu có, điều đó có thể là do bạn đã không tận dụng tốt thời gian của mình. Nó giống như việc bạn có quá nhiều việc xao nhãng mà bạn đang xem nó như một việc cần phải làm. Và những điều đó đang làm lãng phí thời gian và cả năng lượng của chính bạn. 

Ví dụ sau: Bạn có tin rằng bạn là người làm việc cực kỳ năng suất khi bạn kiểm tra email hay ngồi tham dự một cuộc họp không? Bạn có thể đã nghĩ như vậy, nhưng đến cuối ngày -  bạn đã thật sự hoàn thành được những gì?

Nhưng may mắn là, bạn sẽ sớm tìm được cách để cải thiện (hoặc ít nhất là hạn chế chúng) gạt bỏ những công việc không quan trọng và nhường chỗ cho những việc có tác động thật sự và mang đến thành công to lớn. Tuy nhiên, trước khi chúng ta thực hiện được điều đó, hãy cùng lướt qua, những gì xảy ra khi chúng ta lãng phí thời gian vào những việc không quan trọng. 

Sự trì hoãn, định luật Parkinson và hơn thế nữa

Sự trì hoãn

Theo từ điển Oxford, đã định nghĩa sự trì hoãn như sau: "Trì hoãn một hành động chần chừ hoặc lưỡng lự khi bắt đầu thực hiện một việc gì đó." Do đó, nó không phải là đặc điểm của những người thành công.

Đôi khi, chúng ta thỉnh thoảng để bản thân mình phạm phải sự trì hoãn. Và điều đó đã dẫn đến sự chậm trễ tiến độ của công việc. Tôi chắc chắn rằng bạn cũng đã có những đồng nghiệp như thế. Bất kể nhiệm vụ hay dự án nào mà họ phải thực hiện - họ liên tục tìm đủ mọi lý do để trì hoãn.

Bạn có thể không phải là một người trong số đó, nhưng...

Tôi đoán rằng bạn không cảm thấy việc bản thân đang trì hoãn khi làm những việc không mang lại nhiều kết quả cao như việc kiểm tra emails. Tôi biết điều đó, bởi vì tôi cũng đã từng như vậy! Tôi đã cảm thấy mình làm việc thật năng suất khi làm những công việc đó - mặc dù chúng chưa bao giờ khiến tôi hoàn thành bất cứ điều gì đáng giá.

Tôi phải mất vài năm để nhận ra điều này, nhưng tập trung thời gian và năng lượng vào các nhiệm vụ không quan trọng cũng là một hình thức của sự trì hoãn. Điều này là bởi vì - nếu chúng ta trung thực với chính mình - thì bạn dễ dàng làm việc với các công việc bảo trì hơn là giải quyết các nhiệm vụ và nhiệm vụ quan trọng hơn lớn hơn.

Định luật Parkinson

Theo định luật Parkinson thì công việc sẽ luôn tự mở rộng ra để phù hợp với thời gian mà bạn đã ấn định cho nó. Trong công việc trước kia của mình, tôi đã thấy cực kỳ đúng với các nhiệm vụ có tác động thấp đến công việc.

Tại sao lại như thế?

Do hệ thống limbic của bạn (là các dây thần kinh và mạng lưới điều khiển hành vi và cảm xúc trong não) đã tạo ra một cuộc chiến chống lại việc bạn thực hiện những nhiệm vụ mang tính chất thử thách, những công việc mang đến nhiều kết quả cao hơn. Các nhiệm vụ tác động thấp hỗ trợ công việc của bạn gần như dễ như ăn kẹo. Nói cách khác, bạn cảm thấy năng suất khi bạn làm những công việc này. Điều này có thể hiểu được rằng, bạn cảm thấy bản thân mình siêu bận rộn. Nhưng, như những gì tôi đã đề cập trước đó - liên tục bận rộn với các nhiệm vụ có tác động thấp có nghĩa là bạn sẽ không hoàn thành bất kỳ điều gì đáng chú ý.


Không có kế hoạch cụ thể

Vào một buổi sáng thứ Hai, bạn đang cảm thấy mình rất mệt mỏi, và chỉ vừa mới đến văn phòng. Bạn liền lấy cho mình một ly cà phê cực mạnh, bước đến bàn làm việc, mở máy tính và bắt đầu làm việc. Tuy nhiên, bạn lập tức rơi vào bẫy năng suất - cụ thể là, bạn không phân bổ bất kỳ thời gian nào để ưu tiên hoặc lập kế hoạch công việc. Bởi vì điều đó, bạn sẽ làm việc với toàn bộ danh sách các nhiệm vụ không quan trọng trước và không đạt được bất kỳ kết quả nào cho những nhiệm vụ quan trọng thực sự.

Thay vào đó, đã không ít lần bạn thường dành buổi sáng của mình để kiểm tra emails (và tám chuyện cùng với đồng nghiệp)? Câu trả lời là có thể - rất nhiều lần như vậy! Điều đó dường như là cách để bạn khởi động trước khi bước vào công việc. Nhưng trong một số trường hợp khác, bạn sẽ dễ dàng thấy được rằng mình đang mất một vài giờ hoặc nhiều hơn thế nữa khi không thật sự đạt được điều gì đó. Bạn thậm chí, cũng biết được rằng mình đã bỏ mất những tình tiết trong cuộc họp trong khi mình đang kiểm tra emails và tám chuyện. Và khi cuộc họp kết thúc - Bạn có thể sẽ bỏ qua thời hạn để hoàn thành dự án.

Văn hoá công ty và những cuộc họp kinh hoàng

Tôi không biết nơi bạn làm như thế nào, nhưng chỗ tôi từng làm trước kia đã khiến tôi nhận ra rằng: 
Mọi người thường yêu thích việc mở một cuộc họp để thảo luận, thuyết trình và tìm giải pháp,...

Nhưng trong một số trường hợp, những cuộc họp chỉ làm mất thêm khá nhiều thời gian của bạn và người khác.

Mặc dù có một số cuộc họp quan trọng, nhưng thời gian trung bình mà một nhân viên bỏ ra chiếm 37% trong tổng thời gian làm việc của họ. (Thật đáng kinh ngạc!)

Hơn thế nữa, theo khảo sát trên 150 nhân viên cấp cao. Theo họ, thì thời gian dành cho những cuộc họp không cần thiết chiếm 28%. (Tôi muốn nói rõ hơn là nó chiếm khoảng 50% thời gian của đa số nhân viên, bởi vì những giám đốc cấp cao sẽ không tham dự những cuộc họp vô nghĩa như vậy!)

Các cuộc họp không mang lại hiệu quả đem lại kết quả trái ngược với các nhiệm vụ mang đến kết quả cao khi làm việc trên các dự án. Các cuộc họp này sử dụng rất nhiều thời gian của bạn, nhưng hầu như không có tác động tích cực đến năng suất làm việc của bạn.

Những hệ quả

Mọi thứ trong cuộc sống ngày đều có những kết quả riêng, và nó cũng bao gồm luôn cách bạn tiếp cận với công việc của mình.

Nếu bạn dành quá nhiều thời gian để làm những nhiệm vụ không cần thiết - thì bạn sẽ không thấy được kết quả to lớn. Trên thực tế, năng suất làm việc của bạn cũng có khả năng trì trệ ở mức độ cao nhất. Đương nhiên, lý do rõ ràng cho điều này là: bạn không thể tạo ra tác phẩm tốt nhất của mình vì thời gian của bạn đã bị lãng phí khi cố gắng hoàn thành những việc không hề liên quan đến công việc. Và buồn hơn là bạn có thể thấy mình tụt lại phía sau (ví dụ: đồng nghiệp của bạn) vì hiệu suất làm việc của bạn ngày càng thấp hơn so với yêu cầu.

Và bạn đã có thể nhận ra vấn đề này chưa?

Đảm nhận công việc 

Tôi cũng đã từng nghiện làm những việc không mang lại kết quả cao, và bây giờ tôi tự tin rằng tôi có thể giúp bạn thoát ra khỏi hố sâu này.

Trước tiên, bất kể công việc của bạn là gì, thì cũng sẽ luôn có những nhiệm vụ không mang lại kết quả cao mà bạn cần phải loại bỏ.

Đúng thế. Mỗi nhiệm vụ hỗ trợ hoặc để duy trì trong công việc của bạn có thể bị thu nhỏ, phân bổ hoặc thậm chí - trong một vài trường hợp - bị loại bỏ hoàn toàn. Sau khi bạn hiểu rõ hơn về thời gian và sự chú ý của bạn dành cho những nhiệm vụ này, bạn sẽ mở ra cơ hội để làm việc với những gì tôi gọi là những nhiệm vụ thực sự!

Từ kinh nghiệm của tôi, sau đây là một số nhiệm vụ không mang lại kết quả cao mà bạn có thể sắp xếp hoặc loại bỏ:

  1. Các cuộc họp không mang lại nhiều kết quả.
  2. Các cuộc gọi rác, mạng xã hội và những trang web tin tức đều làm mất thời gian của bạn.
  3. Các nhiệm vụ và những dự án ít sử dụng thời gian, năng suất hoặc kỹ năng của bạn.
  4. Các nhiệm vụ và những dự án mà bạn đóng góp không nhiều - nhưng nó làm mất rất nhiều thời gian của bạn.

Xem email, là một ví dụ.

Trong cuốn sách The Productivity Project của Chris Bailey, anh ấy đã thực hiện một khảo sát với vài người bạn của mình, để kiểm tra mức độ thường xuyên họ kiểm tra tin nhắn email mới tại nơi làm việc mỗi ngày trong một tuần. Trung bình giữa họ? Một điều đáng kinh ngạc là lên đến 41 lần!

Một nghiên cứu khác (và lần này, khoa học hơn) bài nghiên cứu thấy được hầu hết mọi người đều kiểm tra hòm thư của mình mỗi 15 phút - việc đó có thể lên đến 32 lần hoặc hơn trong 8 giờ làm việc.

Khi bạn kiểm tra hòm thư 32 lần một ngày, điều đó có nghĩa là bạn đang xao nhãng sự chú ý của mình 32 lần trong công việc bạn đang làm. Điều đó rất khó để có thể duy trì sự tập trung. Email có thể hỗ trợ bạn trong một số việc, nhưng bạn cũng không nên kiểm tra nó đến 32 lần một ngày. 

Sau đây là cách bạn có thể cải thiện năng suất công việc đúng hướng

Ghi chú lại 

Một hành động đơn giản để tiết kiệm thời gian, làm bạn tập trung hơn trong công việc hằng ngày. Nhưng thời gian chỉ là một phần nhỏ trong câu chuyện. Những nhiệm vụ không mang lại kết quả cao cũng sẽ chiếm phần lớn sự chú ý của bạn.

Sau khi bạn xác định những việc không mang lại kết quả cao, sau đó hãy nghĩ về tần suất bạn tập trung vào chúng trong suốt cả ngày, bằng cách ghi chú lại trong một hoặc hai ngày.

Liệt kê chúng theo thứ tự và bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian và sự chú ý đến chúng. Ví dụ: trả lời email, tham dự các cuộc họp, giấy tờ, quản lý lịch của bạn, v.v.

Cơ hội cao là bạn có các nhiệm vụ kiểu như thế này hỗ trợ công việc thực sự của bạn - hầu như mọi nhân viên văn phòng trên thế giới này đều ngập trong email và được mời tham gia quá nhiều cuộc họp và sự kiện. Nhưng, như tôi đã nhấn mạnh trước đó, nó có thể thu nhỏ, phân bổ hoặc thậm chí loại bỏ các hỗ trợ đó. Bạn có thể làm điều đó - và bạn chắc chắn sẽ làm được!

Đặt giới hạn cho mỗi việc bạn làm

Tôi tìm thấy câu trả lời hiệu quả nhất cho việc thu nhỏ các nhiệm vụ không mang lại kết quả cao là nhận thức được bạn dành bao nhiêu thời gian và sự chú ý cho các nhiệm vụ này - và sau đó thu nhỏ chúng theo nghĩa đen bằng cách tự đặt giới hạn riêng cho chúng.

Một số sự hỗ trợ trong công việc chiếm mất một khoảng thời gian không tương xứng về sự chú ý của bạn hơn là thời gian của bạn trong công việc thực sự. Chẳng hạn như, hầu hết các email chỉ mất một hoặc hai phút để trả lời, nhưng khi bạn kiểm tra email hàng chục lần một ngày, đó là vô số lần bạn đã chuyển từ tập trung vào thứ gì đó quan trọng sang tập trung vào email.

Sự thay đổi đó có thể ảnh hưởng đến công việc thực sự của bạn rất lớn (và nó không phải là một cách tốt!) 

Đương nhiên, cũng không chắc chắn rằng liệu bạn có tin nhắn mới hay không - điều này ít nhiều ảnh hưởng đến sự chú ý của bạn. Và sau đó, có những cảnh báo email thường xuyên làm gián đoạn sự tập trung của bạn khi bạn thực sự đang cố gắng làm việc gì đó hiệu quả hơn.

Về việc xem email, đối với tôi cách tốt nhất là thu nhỏ sự tác động của chúng về thời gian và hạn chế tần suất tập trung của mình vào chúng trong ngày đó. Tôi tắt thông báo email, và chỉ kiểm tra hòm thư vào một thời gian cụ thể: Vào buổi sáng, trước bữa trưa, và vào cuối ngày.

Điều này cũng tương tự đối với những cuộc họp.

Chỉ chấp nhận tham dự những cuộc họp mà bạn được mời. Thay vào đó, hãy giới hạn số lượng các cuộc họp bạn tham dự mỗi tuần. Nó không chỉ giúp bạn có thêm nhiều thời gian để hoàn thành công việc thật sự - nhưng để tốt hơn bạn cũng nên khuyến khích các đồng nghiệp của mình chỉ tham gia các cuộc họp khi thực sự cần thiết.


Giờ là đến thời khắc của bạn

Tóm lại, xin bạn đừng để cho các nhiệm vụ không mang lại kết quả cao kéo năng suất làm việc của bạn xuống mức thấp nhất. Bắt đầu mỗi ngày làm việc, tuần và tháng với một kế hoạch. Biết những điều bạn muốn đạt được - và bằng cách thu nhỏ và loại bỏ các hoạt động lãng phí thời gian - hãy tiếp tục và gặt hái thành công!

Tôi hứa với bạn, bạn sẽ ngạc nhiên về sự phát triển trong năng suất làm việc khi bạn tập trung vào những thứ lớn. Sếp và đồng nghiệp của bạn sẽ nhìn bạn bằng con mắt mới. Họ sẽ tự hỏi làm thế nào bây giờ bạn có thể đạt được nhiều thứ - với thời gian dường như rất ít. Một điều chắc chắn. Cuộc sống làm việc siêu năng suất mới của bạn sẽ kịp trả cho bạn những mức hời tuyệt vời. Chúng có thể đến dưới dạng tăng sự hài lòng trong công việc, tăng lương và thậm chí là thăng chức.

Không còn nghi ngờ gì thêm... những cơ hội tốt đang chờ trước mắt bạn.

Nguồn ảnh bìa: janeb13 từ pixabay.com



Nhằm tôn trọng TÁC GIẢ & DỊCH GIẢ, khi sao chép bài xin giữ nguyên thông tin này: